Pojam upravljanje digitalnom dokumentacijom podrazumeva upravljanje elektronskim dokumentima i upravljanje elektronskim arhivima.

Rezultat poslovnih aktivnosti preduzeća i organizacija je skup različitih formata dokumenata koji se nalaze na različitim medijima. Ovo se prvenstveno odnosi na:

• projektnu dokumentaciju,
• poslovnu dokumentaciju,
• ugovore,
• dokumente sistema upravljanja,
• elektronsku poštu,
• klasičnu poštu,
• video i audio zapise,
• faksove i dr.

Svi navedeni dokumenti nalaze se u svom izvornom obliku koji se sve više stvara originalno u elektronskoj formi, a koja već uveliko potiskuje papirnu. Digitalizacija je proces koji pretvara infromacije iz standardnih dokumenata i pisane forme u dokumente elektronskog oblika.

Šta zakon kaže o elektronskom dokumentu?

„Elektronskom dokumentu ne može se osporiti punovažnost, dokazna snaga, kao ni pisana forma samo zato što je u elektronskom obliku.“ (Zakon o el.dokumentu, el.identifikaciji i uslugama od poverenja iz 2017, član 7.)

Kopija ili original?

Elektronski dokument koji je izvorno nastao u elektronskom obliku smatra se originalom. Umnožavanjem elektronskog dokumenta (popularno copy-paste) generišemo elektronski dokument koji ima istovetan digitalni zapis originalnom elektronskom dokumentu i stoga se svaki takav primerak smatra originalom.

Štampanjem elektronskog dokumenta se dobija kopija elektronskog dokumenta na papiru. Elektronski dokument koji je nastao digitalizacijom (skeniranjem) izvornog dokumenta čija forma nije elektronska, smatra se kopijom izvornog dokumenta.

Izvorno elektronski dokumenti (PDF, Word, Excel i sl.), kao i digitalizovani tj. skenirani dokumenti su svakodnevnica na našim radnim mestima. Lakoća deljenja i velika dostupnost ovakvih dokumenata je uz brojna unapređenja donela i nove izazove, kao što su nepotrebna opterećenja zaposlenih koji svakodnevno rade sa dokumentima (primer: Slika 1).

Uz navedene izazove, ova dokumentacija je u velikom broju slučajeva i neodgovarajuće uskladištena, loše sortirana i teško pretraživa.

Da bi se svi navedeni izazovi prevazišli, potrebno je unaprediti proces rada tako što bi se obezbedio adekvatan sistem za sigurnu razmenu elektronskih dokumenata.

Transport dokumenata – mogućnosti

Slanje putem email sistema, ili na nekom nosaču podataka (USB, CD i sl) je potpuno legitimno, kao što je legitimno klasično pismo uručiti lično. 

Postojanje “informacionog posrednika” koje zakon predviđa treba da omogući uspostavljanje svih funkcija klasične pošte u digitalnom svetu, ali i da obezbedi neke nove mogućnosti.

Mi Vam nudimo rešenje kojim je moguće: 

• automatsko adresiranje dokumenata koji se šalju
• centralizovano izveštavanje o svim poslatim dokumentima i statusima (poslat, primljen, obostrano potpisan)
• garantovani prenos u IT sistem primaoca i povratnu poruku o isporuci
• povratak obostrano potpisanog dokumenta ukoliko ga primalac potpiše sa svoje strane.
• po želji se može aktivirati usluga arhiviranja svih poslatih dokumenata na period od 5 ili više godina

Naše DMS (Document Management Sistem) rešenje bazirano na Alfresco platformi implementirali smo u poslovanje pravnih lica različite veličine i formata.

eDMS je softversko rešenje namenjeno internoj upotrebi u organizaciji sa ciljem optimizacije upravljanja kretanjem različitih vrsta dokumenata. Uspešno smo projektovali i implementirali procese upravljanja ulaznim fakturama dobavljača, potpisivanja ugovora, arhiviranja dokumenata… Osim ergonomskih dorada koje su omogućile udoban i efikasan rad u sistemu, urađen je niz funkcionalnosti koje omogućavaju da se definiše sistem od više pravnih lica, sa zasebnim odgovornim grupama u okviru svakog od njih. Prava pristupa se dodeljuju odvojeno od uloga u procesima. Sam proces prepoznaje sve, od inicijalne obrade, provere, odobravanja pa do knjiženja računa. Ugrađena je podrška za dodavanje priloga i specifikacija, kao i podrška za praćenje predračuna. 

Naš sistem prati kompletan životni ciklus dokumenta, od njegovog stvaranja pa sve do njegovog arhiviranja ili uništenja. Karakteriše ga sledeće:

• Jednostavne integracije sa postojećim računovodstvenim sistemima koji su u upotrebi
• Usklađenosti sa propisima koji regulišu oblast elektronskog dokumenta i elektronskog poslovanja
• Definisani poslovni procesi vezani za dokument
• Obaveštenja o događajima u sistemu
• Automatizacija procesa (WorkFlow)
• Podrška za sve formate datoteka (doc, xls, pdf, jpg, avi, ….)
• Lakoća korišćenja
• Neograničen broj korisnika na dokumentima u isto vreme
• Uvid u aktivnosti korisnika
• Visok nivo sigurnosti u protoku originala i kopija
• Zaštita svih resursa upravljanjem pravima pristupa
• Praćenje svih verzija dokumenta i vraćanje na neku od prethodnih (verzionisanje)
• Backup / restore
• Optimalno pronalaženje dokumenata i njihovo indeksiranje
• Podsetnici i obaveštenja

Osim agilnog pristupa implementaciji (koji omogućava veću efikasnost celog tima, značajno smanjuje ukupno vreme implementacije i smanjuje rizik trošenja resursa na razvoj), Aserta doo se zalaže za uvođenje DMS sistema u ciklusima. Ovo podrazumeva da se u poslovni sistem uvodi jedan inicijalni proces koji je već dokazan u praksi, sa minimalnim doradama, a sa kojim će korisnici usvojiti mogućnosti DMS sistema. Iz iskustva prepoznajemo da se ubrzo nakon uhodavanja tog prvog procesa počinju javljati izuzetno precizni zahtevi korisnika za novim procesima kojima rešavaju svoje svakodnevne probleme.