Document Management System po meri svake organizacije
Šta je
eDMS?
eDMS je DMS rešenje (Document Managament System) zasnovano na Alfresco platformi, koje organizacijama omogućava upravljanje tokovima dokumentacije u elektronskom formatu, bez obzira na to da li su u pitanju izvorno elektronski dokumenti ili digitalizovane kopije papirnih dokumenata.
Naše rešenje je bazirano na Alfresco Community verziji što organizacijama pruža značajan komfor i fleksibilnost u delu planiranja troškova implementacije i održavanja jer nema dodatnih troškova licenci.
Upravljanje tokovima dokumentacije unutar organizacije
Uvođenje DMS-a u poslovanje, zapravo predstavlja aktivan pristup koji organizacija kreira u uslovima intenzivne digitalizacije okruženja u kome posluje. Sve veći procenat dokumenata u organizaciju ulazi u izvorno elektronskom formatu, što nameće potrebu da se njihov tok unutar organizacije uredi, da se obezbedi njihova sledljivost i način čuvanja uskladi sa zakonskim propisima i zahtevima procesa.
eDMS je rešenje koje brine o elektronskom dokumentu tokom čitavog životnog ciklusa u organizaciji, od ulaza (kreiranja) do arhiviranja i permanentog brisanja po isteku zakonom propisanog perioda čuvanja. Podržano je nekoliko tipova dokumenata, a sistem je podložan kastomizaciji i prilagođavanju specifičnostima procesa organizacija.
Prava pristupa i uloge u procesu
Svaki korisnik u eDMS-u ima jasno definisana prava pristupa i ulogu u procesu.
Na najvišem nivou se definiše pravno lice. U okviru njega se dalje definišu odgovorne grupe. Odgovorne grupe uobičajeno odgovaraju sektorima, službama ili privremenim organizacionim jedinicama kakvi su projektni timovi. Svaki dokument će pripadati tačno jednoj odgovornoj grupi. Tom dokumentu mogu pristupiti isključivo zaposleni koji imaju dodeljenu odgovornu grupu dokumenta. Jedan zaposleni može biti pridružen jednoj ili većem broju odgovornih grupa.
Naša metodologija uvođenja DMS-a u poslovanje
Nasuprot tradicionalnom pristupu uvođenju DMS sistema koji podrazumeva faze Analize, Dizajna, Razvoja, Korisničkog prihvatanja i Puštanja sistema u rad, agilni pristup omogućava veću efikasnost celog tima, značajno smanjuje ukupno vreme implementacije i smanjuje rizik trošenja resursa na razvoj koji ima tendenciju da se udalji od realnih potreba korisnika.
Sem agilnog pristupa implementaciji, Aserta se zalaže za uvođenje DMS sistema u ciklusima. Ovo podrazumeva da se u poslovni sistem uvodi jedan inicijalni proces, koji je već dokazan u praksi, sa minimalnim doradama, a sa kojim će korisnici usvojiti mogućnosti DMS sistema.
Iz iskustva tvrdimo da se ubrzo nakon uhodavanja prvog procesa eDMS-u počinju javljati izuzetno precizni zahtevi korisnika za novim procesima kojima rešavaju svoje svakodnevne probleme.
Arhitektura sistema
eDMS?
U jezgru eDMS sistema je repozitorijum u kome se čuvaju sadržaji, metapodaci, asocijacije i indeksi. Nad njim su izgrađeni dodatni servisi, od kojih su najznačajniji, segment za upravljanje sadržajima (podrazumeva transformacije, tagovanje, izvlačenje metapodataka iz dokumenata) i segment za upravljanje procesima (omogućava definisanje radnog toka).
eDMS je web bazirana aplikacija, tako da kao klijentski računari može biti korišćen bilo koji računar koji ima standardni web browser.
Aktuelna su dva modela distribucije eDMS rešenja: on-premise i cloud.
Korisnici eDMS rešenja
Aserta
Žiro račun: 160-409920-82
PIB: 108572864
MB: 21026336