Zakonski okvir

Preduslov za usvajanje elektronskog dokumenta u svakodnevnom radu je razumevanje osnovnih principa od kojih polazi Zakon koji uređuje ovu oblast. Pravila igre manje-više ostaju nepromenjena, samo je medij na kojem se nalaze dokumenti drugačiji. Izdvajamo nekoliko rečenica koje će pomoći da se “oseti” suština i duh celog Zakona.

Kvalifikovani elektronski potpis i pravno dejstvo

Zakon je precizan – kvalifikovani potpis ima isto pravno dejstvo kao i svojeručni potpis. Potpisivanje dokumenta kvalifikovanim potpisom je ne samo adekvatna zamena za svojeručni potpis, već nam donosi viši stepen izvesnosti – bilo kakva potreba za veštačenjem praktično nestaje! Identitet potpisnika je sadržan u samom potpisu, falsifikovanje je praktično nemoguće, validacija se vrši u svega nekoliko sekundi.

Postoje i druge vrste elektronskog potpisa koji se koriste u praksi, a koji nisu regulisani Zakonom, niti drugim propisima. Takvi su elektronski potpisi koji nisu kvalifikovani (nisu generisani na čipu kartice illi nije korišćen kvalifikovani sertifikat). Njima se takođe ne može osporiti punovažnost ili dokazna snaga samo zbog toga što su u elektronskom obliku ili što ne ispunjavaju uslove za kvalifikovani elektronski potpis.

Šta obuhvata Zakon o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju?

Zakon o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju – “sl. glasnik rs”, br. 94/2017 treba sagledavati kroz sledeće važne celine: 

• elektronski pečat – novo, ali neće mnogo promeniti način rada u realnom sektoru, bar ne u bližoj budućnosti
• elektronska identifikacija – novo, ali ne tangira realni sektor privrede
• usluge od poverenja – novo, veliki potencijal u realnom sektoru
• elektronski dokument – minimalne izmene u odnosu na prethodnu regulativu
• elektronski potpis – minimalne izmene u odnosu na prethodnu regulativu
• vremenski žig – minimalne izmene u odnosu na prethodnu regulativu

Koje usluge od poverenja prepoznaje Zakon?

Usluge od poverenja – prvi put u našoj regulativi; Podefiniciji je to elektronska usluga koja olakšava poslovnu aktivnost između dve ili više strana. Usluge od poverenja se pružaju u oblastima:

• elektronskog potpisa i elektronskog pečata;
• elektronskog vremenskog žiga;
• elektronske dostave; – veliki potencijal u praksi
• autentikacije veb sajtova;
• elektronskog čuvanja dokumenata; – skinut monopol sa mikrofilmovanja – veliki potencijal u bliskoj budućnosti

Ovde govorimo o potencijalima dokumenta koji je čoveku čitljiv (PDF, WORD…), a ne o mašinski čitljivim porukama. Vrlo često se EDI (sa kojim imamo višedecenijsko iskustvo) pogrešno interpretira kao standard za razmenu dokumenata. Istina je sledeća – skraćenica: EDI označava Electronic Data Interchange, a ne Electronic Document Interchange!

Da li našem poslovnom sistemu treba usluga razmena podataka ili razmena dokumenata?

Razmena podataka i usluga elektronske dostave dokumenata su usluge koje ne menjaju jedna drugu već se dopunjuju. EDI i druge B2B platforme za razmenu podataka i automatizaciju unosa dokumenata u tehničke sisteme partnera nikako ne treba zapostaviti. Usluga elektronske dostave dokumenata pokriva drugačije procese i Zakonom su predviđeni posebni uslovi za pružaoce ovakve usluge. Na vama je da maksimalno iskoristite potencijal i jedne i druge!

Razmena mašinski čitljivih poruka između tehničkih sistema je važna, ali ovde želimo da otkrijemo potencijal koji leži u razmeni ljudima čitljivih, potpisanih dokumenata! Pravni okvir o kojem govorimo nam je omogućio uvođenje servisa za razmenu dokumenata između ljudi!

Iako se ovim poslom bavimo još od 2014 godine, tek propisivanjem uslova za pružaoca usluge od poverenja (kakva je i usluga elektronske dostave dokumenata) su se stekli uslovi da se naše delovanje u potpunosti prepozna u Zakonu.

Izazovi i (ne)predvidivost učesnika u razmeni

Kada dva tehnička sistema jednom podesimo, oni će vrlo predvidivo razmenjivati hiljade poruka sa podacima. Incidenti i zahtevi za podrškom su sporadični.

Kada pak pokušamo da uspostavimo sistem razmene između ljudi, faktor nepredvidivosti dolazi do izražaja. Troškovi održavanja ovakvog procesa su neuporedivo veći i pružalac usluge se vrlo brzo suočava sa činjenicom da je potrebno formirati neku vrstu call centra koji će odgovoriti na upite korisnika.

Tehnike potpisivanja

Od trenutka kada sertifikaciono telo izda karticu ili USB sa kvalifikovanim sertifikatom, više ne postoje prepreke da se elektronski dokumenti digitalno potpišu. Digitalni potpis kvalifikovanim sertifikatom i uz korišćenje vremenskog žiga se može izvesti besplatnim softverom Adobe Reader, od verzije 11. Uz minimalna podešavanja ste spremni da počnete!

Šta su prednosti elektronskog potpisivanja?

Organizacioni – bolja kontrola nad procesima.

Tehnički – svaki dokument se već na izvoru “sertifikuje” potpisom, čime se garantuje da tokom transporta nije promenjen – svaka izmena će “polomiti” potpis i primalac će toga biti svestan.

Mi Vam nudimo rešenje za masovno potpisivanje, adresiranje, slanje i potvrdu isporuke elektronskih dokumenata, eDokument PoliSign!

Sem direktnih materijalnih ušteda i ekološki prihvatljivog načina rada, uz eDokument PoliSign  transformišete Vaše poslovne procese koji postaju efikasniji i lakši za praćenje i kontrolu. Imamo tehniku i Zakone, pred nama je da počnemo da koristimo što više sistema kakav je eDokument PoliSign.

Koja procesna pitanja rešava eDokument PoliSign?

Sa nekim pitanjima se svakodnevno suočavamo: Koliko finansijskih dokumenata smo izdali? Koliko ih su kupci primili i ko ih je primio? Da li su stigli do prave osobe? Da li je kupac dokument potpisao i poslao nam ga nazad? Da li nam ga šalje poštom ili će ga predati našim komercijalistima, ekspediciji i sl.? Da li je naša interna pošta zakazala, da li je vraćeni dokument u nečijoj fioci?

Odgovor na sva ova pitanja daje eDokument PoliSign sistem. Puna kontrola nad celim procesom i van granica Vašeg poslovnog sistema!

Naš sistem danas koristi preko 2.000 pravnih lica u svom poslovanju u Srbiji. eDokument PoliSign je, pre svega, udoban sistem za sigurnu razmenu elektronskih dokumenata između pravnih lica. Za razliku od dobro poznatih softverskih rešenja za razmenu mašinski čitljivih podataka između IT sistema (EDI, XML servisi itd.), eDokument Polisign je sistem za razmenu elektronskih dokumenata čitljivih „ljudskom oku“ (fakture, knjižna odobrenja, IOS-i…).

Šta je eDokument PoliSign?           

eDokument PoliSign je sistem za bezbednu i sigurnu razmenu elektronskih dokumenata (u smislu dokumenta koji se može odštampati, potpisati i pročitati ljudskim okom)

eDokument PoliSign se implementira i integriše u Vaš IT sistem u jednom danu! Ovim se izdvaja kao najbrži način da se počnu koristiti prednosti elektronskog izdavanja faktura, knjižnih odobrenja ili elektronskog ugovaranja.

eDokument PoliSign je jedinstven alat koji omogućava punu kontrolu i praćenje statusa izdatog dokumenta u realnom vremenu: priprema, potpisivanje, izdavanje, potvrda o prijemu, povratak obostrano potpisanog dokumenta.

eDokument PoliSign podržava više kvalifikovanih potpisa u procesu (primer obostranog potpisivanja ugovora, knjižnih pisama, izvoda otvorenih stavki…).

eDokument PoliSign je u potpunosti usklađen kako sa srpskom pravnom regulativom, tako i sa evropskom eIDAS regulativom.

Po čemu se slanje elektronskih dokumenata Polisign sistemom razlikuje od slanja email-om?

Konvencionalni i danas najzastupljeniji medijum za razmenu elektronskih dokumenata je email. Međutim, u poslovnoj praksi, posebno kada su u pitanju finansijska dokumenta, neretko je potrebna informacija da li je druga strana primila dokument koji joj je prosleđen elektronskom poštom i kada. eDokument Polisign kao standardnu funkcionalnost podržava tzv. dokaz o prijemu. Dokaz o prijemu je (novi) elektronski dokument koji se automatski generiše kada primalac preuzme dokument koji mu je prosleđen kroz eDokument Polisign sistem. Na taj način pošiljalac nepogrešivo može znati da je primalac preuzeo elektronski dokument koji mu je namanjen, što je karakteristika koja Polisign sistem suštinski razlikuje od elektronske pošte.

Više elektronskih potpisa na jednom dokumentu

Ukoliko primalac dokumenta koristi eDokument Polisign aplikaciju, osim što dokument koji mu je prosleđen može da preuzme, može isti dokument da potpiše svojim kvalifikovanim elektronskim sertifikatom i takav, obostrano potpisani dokument vrati pošiljaocu, nenapuštajući eDokument Polisign aplikaciju. Ovakva postavka sistema, posebno je pogodna za razmenu dokumenata kao što su knjižna odobrenja, koja pre knjiženja u knjigovodtsvenom sistemu pošiljaoca, moraju biti potpisana od strane primaoca.

Jednostavna implementacija rešenja

Kompletan proces postavke i podešavanja eDokument Polisign sistema traje kraće od jednog radnog dana. U ovom kratkom periodu:

• Biće izvršena integracija sa robno-materijalnim ili knjigovodstvenim softverom klijenta, tako da se dokumenta koja se u njima generišu mogu direktno učitati u Polisign aplikaciju bez napuštanja radnog softvera.
• Polisign aplikacij biće podešena tako da klijent može koristiti svoj kvalifikovani elektronski sertifikat za potpisivanje dokumenata (pojedinačno i masovno)
• Korisnik je obučen za rad u aplikaciji

eDokument PoliSign – sigurniji, brži, pouzdaniji način

Izdavanje elektronskih dokumentata (faktura, knjižnih pisama, izvoda otvorenih stavki…) je sada jednostavnije, pouzdanije i sigurnije od izdavanja papirnih dokumenata! Pošaljite elektronski potpisane dokumente i pratite njihov status u tri jednostavna koraka korišćenjem eDokument PoliSign aplikacije:

1. Dokumente pošaljite na štampu na virtuelni štampač koji ćemo Vam instalirati (generiše PDF fajlove umesto štampe na papiru)
2. eDokument PoliSign aplikacija će Vam omogućiti masovnu obradu dokumenata (automatsko adresiranje i masovno potpisivanje)
3. Na klik pošaljite sve dokumente i pratite njihov status u realnom vremenu (poslat –> čeka na preuzimanje –> uručen –> obostrano potpisan)

Unapređenje radnog procesa, kontrola, jednostavnost korišćenja bez povećanja troškova poslovanja!

Iskoračite u izdavanje elektronskih dokumenata odmah. Implementacija u jednom danu, podržana integracija sa bilo kojim IT sistemom koji već koristite i lako usvajanje Vam omogućavaju da u roku od svega nekoliko dana izdate svoje prve elektronske dokumente.