Diskusije na temu upotrebljivosti elektronskog dokumenta u praktičnoj primeni pre ili kasnije dovedu i do pitanja da li je elektronski dokument validna otpremnica robe?

Iako bi iz Zakona koji uređuje elektronski dokument lako izveli zaključak da je ovo sasvim u redu, mnogo je značajnije podvući da ovo definiše i sam Zakon o trgovini! Da ne trošimo reči na prepričavanje, sledi izvod iz ovog Zakona:

Isprave koje prate robu

Član 35

Trgovac je dužan da poseduje isprave o proizvodnji, odnosno nabavci, prevozu, skladištenju i prodaji robe (faktura, carinska isprava, otpremnica, skladišnica i sl.), kao i isprave kojima se potvrđuje ispunjenost uslova u pogledu svojstva robe kada je to propisano posebnim propisima.

Robu u prevozu moraju da prate isprave iz stava 1. ovog člana koje su u neposrednoj vezi sa njenim prevozom.

Isprave iz stava 1. ovog člana moraju biti u originalu ili kopiji, odnosno u pisanoj ili elektronskoj formi. 

Trgovac je dužan da poseduje isprave o prodaji usluga, kao i isprave koje prema posebnim propisima prate pružanje određenih usluga.

Naravno, zamena papirne otpremnice elektronskom nosi sa sobom organizacione i neke druge pravne izazove, koji se pre svega tiču potpisivanja dokumenta od strane kupca. Prilikom isporuke robe je neophodno da skladištar kupca potpiše otpremnicu, čime dobijamo najvažniji dokaz da smo ga zadužili.

Zakon kaže da se roba može pratiti elektronskim dokumentom. Potpis na otpremnici je obavezan, bilo da je ona na papiru ili je elektronska, a otpremnicu treba da potpiše osoba koja je pirmila robu.

Kvalifikovani potpis ima dokaznu snagu izjednačenu sa svojeručnim potpisom, ali nas Zakon tu ne ograničava!

“… elektronskom potpisu ne može osporiti punovažnost ili dokazna snaga samo zbog toga što je u elektronskom obliku ili što ne ispunjava uslove za kvalifikovani elektronski potpis…”

U praksi ovo znači da bi elektronska otpremnica potpisana na primer biometrijskim potpisom bila validna i potpuno usklađena sa Zakonom. Dalje, samo analiza rizika koji ovakav potpis nosi u slučaju sudskog spora (zbog eventualnog veštačenja), može doneti odgovor na pitanje da li je ovo primenljivo u našem slučaju. Ukoliko imamo kupce koji će ovde iskoristiti karticu sa kvalifikovanim sertifikatom (ili uslugu kvalifikovanog potpisa u Cloudu), imamo potpuno zaokružen proces i dokumentaciju koja je neosporiva pred sudom!

Kako potpisati elektronsku otpremnicu?

Zakon je vrlo jasan – otpremnica mora biti potpisana od strane izdavaoca, prevoznika i primaoca robe. Elektronski dokument je u svemu ravnopravan sa papirnim dokumentom, tako da se ove odredbe bez razlike primenjuju i na njega. Dakle, treba nam nekoliko potpisa na ovom elektronskom dokumentu. Koje su mogućnosti pred nama?

Elektronska otpremnica potpisana bilo kakvim elektronskim potpisom, uključujući i nekvalifikovani je ispravna.

Korišćenje kvalifikovanog potpisa ne nosi nikakav dodatni rizik. Tehnički i organizaciono je izvodljivo i ima veliki potencijal u komunikaciji između velikih sistema.

eOtpremnica

eOtpremnica je integrisana platforma primarno razvijena za potrebe obezbeđivanja sigurnog transporta i čuvanja elektronskih dokumenata. Mogućnost da sistem sa dokumentima pohranjenim u eOtpremnici povežete sa ostalim poslovnim sistemima, kao i podacima van eOtpremnice, pruža vam dodatne opcije da podatke, dokumenta i korisnike povežete u jedan proces. Dakle, ona upravlja procesom kretanja otpremnice i drugih tipova dokumenata povezanih transportom robe (dostavnica, propratnica, tovarni list…).

Ključni razlozi zbog kojih je eOtpremnica pravo rešenje za Vas su sledeći:

1. eOtpremnica kao rešenje za efikasno upravljanje otpremnicom u elektronskom formatu tokom kompletnog životnog ciklusa dokumenta

Centralna komponenta platforme je repozitorijum u kome su pohranjena dokumenta indeksirana, što ga čini moćnim alatom za brzu pretragu arhive tekućih i arhiviranih dokumenata. Implementirani procesi su u potpunosti automatizovani i omogućavaju korisnicima da u svakom trenutku imaju uvid u status otpremnice i prateće dokumentacije, kao i u sadržaj samog dokumenta.

• Povećanje efikasnosti uz pomoć eOtpremnica rešenja

Manipulacija papirnom dokumentacijom može biti opterećenje, posebno u situacijama kada govorimo o dokumentu tipa otpremnica koji je jako zastupljen u poslovnim sistemima. Digitalizacija ove vrste dokumenta, kao i drugih dokumenata koji imaju uticaja na životni ciklus otpremnice (listing linija, zapisnik o prijemu robe – reklamaciji) u mnogim segmentima procesa distribucije robe može podići efikasnost radnog procesa.

• Priprema dokumentacije za transport je olakšana. Nakon nastanka u ERP ili WMS sistemu, otpremnice i listinzi se posredstvom interfejsa prenose na eOtpremnica platformu, koja odmah dokumentaciju grupiše po vozilima. Opcija masovnog potpisivanja dokumenata elektronskim potpisom dodatno pojednostavljuje čitav proces pripreme dokumentacije.
• Utovar robe i dokumentacije je optimizovan. Zahvaljujući eOtpremnica aplikaciji na svom prenosivom uređaju, vozač jednostavno i brzo može izvršiti primopredaju robe i dokumentacije sa skladištem.
• Primopredaja robe na mestu isporuke je pojednostavljena i ne zahteva nikakvu tehničku opremljenost apoteka jer se potpisivanje dokumentacije odvija na prenosivom uređaju vozača. Potpisana otpremnica menja status u sistemu i odmah se može koristiti kao osnov za fakturisanje bez čekanja da se vozač vrati sa razvoza.
• Praćenje statusa otpremnice i listinga (kao i tovarnog lista) moguće je tokom čitavog radnog toka bez obzira na to da li robu vozi Vaša firma ili ste distribuciju ustupili trećem licu, kao i u situacijama kada uslužno prevozite robu.
• Vođenje evidencije o isporučenim otpremnicama obavlja se softverski, što značajno ubrzava ceo proces i smanjuje mogućnost greške i propusta u evidencijama
• Snižava troškove arhiviranja otpremnica i omogućava brzu pretragu arhive jer se ona vodi u elektronskom obliku
• Pojednostavljuje proces elektronskog fakturisanja jer su otpremnice već u elektronskom formatu i lako se kao prilog, mogu inkorporirati u elektronsku fakturu (UBL 2.0) koja se prosleđuje Centralnom sistemu za fakturisanje.

• Uštede na direktnim troškovima štampe i arhiviranja papirnih otpremnica

Korišćenjem platforme eOtpremnica generišu se direktne uštede u poslovanju koje su posledica smanjenja troškova:

• Potrošnje papira za potrebe štampanja otpremnica
• Korišćenja usluge štampe i rentiranja uređaja za štampanje
• Korišćenja poslovnog prostora za potrebe arhiviranja dokumentacije

Osnovne funkcionalnosti sistema

Pri postavci sistema Aserta koristi metodologiju upravljanja projektima koja nudi predvidivu i pouzdanu metodu za uspešnu realizaciju. Pre instaliranja sistema, upoznajemo se strukturom procesa i trudimo se da steknemo duboko razumevanje istih.

Ključne funkcionalnosti sistema

Pregled spoljašnje strukture dokumenta (preview)

Bez obzira na status u kome se nalazi, sadržaj bilo kog dokumenta u eOtpremnica sistemu, može se vizuelizovati i pregledati od strane korisnika koji je za to autorizovan (skladište, vozač, eksterni prevoznik, kupac…).

Indeksiranje i pretraga dokumenata

Dokumenta se nakon prihvata u sistem eOtpremnica opremaju metapodacima, odnosno atributima koji se mogu koristiti za brzu i jednostavnu pretragu arhive dokumenata.

Bezbednost

Dokumenta su tokom i po završetku životnog ciklusa (kada su u arhivi) dostupna isključivo autorizovanim korisnicima sistema.

Masovno potpisivanje dokumenata prilikom izdavanja

Priprema transportne dokumentacije u skladištu podrazumeva izvršavanje operacija nad velikim brojem dokumenata. eOtpremnica omogućava da se uz pomoć opcije masovnog potpisivanja, u kratkom vremenskom roku izvrši potpisivanje velikog broja elektronskih dokumenata kvalifikovanim elektronskim sertifkatom.

Biometrijsko potpisivanje

Sistem eOtpremnica podržava potpisivanje elektronske dokumentacije elektronskim biometrijskim potpisom. Ova metoda potpisivanja je pogodna je za upotrebu iz dva razloga:

1. Ergonomija potpisavanja – korisnik uz pomoć stylos-a kreira potpis na ekranu prenosivog uređaja kao što bi to učinio olovkom na papiru
2. Biometrijski potpis se „ugrađuje“ u dokument kao set podataka (koordinate trajektorije, pritisak olovke u svakoj tački potpisa, vremenski žig…) koji može se koristiti kao materijal za veštačenje u slučaju potrebe

Monitoring procesa razduživanja dokumenata sa linije

Korisnici aplikacije u skladištu koji su zaduženi da prate proces razduživanja dokumentacije sa linije, imaju mogućnost da u posebnom delu eOtpremnica sistema:

• Prate status svake otpremnice
• Po potrebi pregledaju sadržaj otpremnice
• Promene status otpremnice u “Spremno za fakturisanje” na osnovu čega se ERP sistemu može proslediti infomacija da se po osnovu te otpremnice može fakturisati kupcu
• Pregledaju zapisnike o reklamacijama koje su evidentirane prilikom isporuke I iniciraju proces njihovog rešavanja
• Jednostavno identifikuju neisporučene otpremnice i postupe sa njima u skladu sa internim procedurama

Skalabilnost

eOtpremnica dizajnirana je korišćenjem višeslojne arhitekture i pažljivo odabranih komponenti, što obezbeđuje svim funkcijama sistema da sortiraju zahteve prema serveru. Ovom arhitekturom moguće je obezbediti rešenje “visoke dostupnosti” u realnom okruženju. Sistem je skalabilan tako da se u slučaju povećane količine dokumenata, informacija, aktivnih poslovnih procesa i korisnika može jednostavno dodati novi server u klaster, koji će preuzeti dodatna opterećenja sistema i zadržati svoju osnovnu brzinu rada.